How I Met Your Product

#советыиво

🤓

Искусство проводить встречи

Каждый лидер или руководитель компании должен следовать некоторым правилам относительно встреч и чем быстрее вы это осознаете, тем более эффективными будут ваши встречи и, более того, вы начнете экономить ресурсы компании:

Самый громкий в комнате. Очень часто замечаю, что решения принимаются на основании слов самого громкого/говорящего на встрече. Чаще всего это не так и говорит лишь о том, что этот самый «громкий» не уважает коллег и не дает им высказать свою точку зрения. Вы как лидер чаще всего должны быть «самым тихим», так как вы собрали встречу не для того, чтобы все посидели и слушали ваше решение (если это так, то не тратьте время других, а просто напишите им ваше решение в чате или письмом), а для того, чтобы обсудить решение какой-то задачи. Рекомендую предоставить возможность высказаться каждому на встрече (не приглашайте на встречу людей, которым нечего сказать по теме встречи), затем спросить, есть ли кому что добавить, а только потом рассказать о своем решение. Есть еще такое выражение «Не становитесь слоном в комнате» - это значит что во многих компаниях устроено так, что лидер/руководитель говорит решение и остальные боятся с ним спорить. Так вот это не проблема остальных, а ваша проблема, так как это говорит только о том, что вы не дали им высказаться или не умеете коммуницировать. Научитесь слушать других, а не себя.

Точно вовремя. Вы не имеете права опаздывать, точка. Опаздывая на встречу вы не только показываете свое неуважение к коллегам и сотрудникам, но еще и тратите ресурсы вашей компании. Ищите как сэкономить в компании и начать зарабатывать больше? Начните приходить вовремя на встречи, а лучше за 5 минут.

Эффективно используйте время. Встреча нужна не для того, чтобы просто поболтать, а для того, чтобы обсудить уже готовое решение или варианты решений. Заранее, до встречи, каждый из участников должен быть уведомлен о том, что вам предстоит обсуждать, а так же подготовиться и, так же заранее, прислать друг другу возможные решения и мысли. На встрече не должно быть ситуации, что вы показываете какой-то документ, который не видели до. Конечно исключение это презентация чего-то нового. Ваш митинг должен свестись к выбору того или иного решения, а не болтанию без конкретики и подтвержденных фактов.

Меньше – лучше. Каждый раз создавая встречу, приглашайте на нее как можно меньше людей. А если возможно, совсем откажитесь от встречи - возможно вы сможете решить все необходимые вопросы в переписке?

Кратко и по делу. Если вы последуете совету по поводу обсуждения решений, то вы сможете начать делать встречи короче. Рекомендую взять за минимальное время встречи не 60 минут, как принято во многих компаниях, а 25 + 5 минут. Это значит, что сама встреча должна быть запланирована на 25 минут и у вас будет бэкап в 5 минут для рисков или чтобы добраться/переключиться с одной встречи на другую. Если вы понимаете, что 25 минут недостаточно, то планируйте встречу на 50 + 10 минут. Кстати, когда я впервые попробовал Zoom, для проведения созвонов, и увидел, что в бесплатной версии звонок всего лишь 45 минут, то я обрадовался этому, так как это была отличная мотивация не растягивать митинг надолго и уложиться в это время.

Помните, что если вы требуете или просите что-то от ваших сотрудников или коллег в плане организации своей работы или создании хорошей привычки (про привычки личные и командные мы еще поговорим), вы всегда должны задумать, а делаете ли вы это сами? Начинайте всегда с себя и только потом просите с других. Если вы что-то не делаете в плане организации себя, то вы не имеете права требовать этого от других.

Эти и последующие советы появились на основании полученного опыта, прочитанных книг или были услышаны от кого-то. То что я их описываю, значит, что я полностью с ними согласен и сам так же стремлюсь к тому, чтобы следовать им, хотя и есть вещи, над которыми я сам работаю.

Если тебе нравятся советы в таком формате, то ставь лайк